Planifique su evento

A. Decidir el acto

Piense en el tipo de información que quiere comunicar y quién es la audiencia.

Luego, qué tipo de evento es el más adecuado (un seminario, una visita a la planta, una conferencia, una rueda de prensa…).

Ahora ya puede decidir qué tipo de intepretación necesita: simultánea, consecutiva, un intérprete de enlace o distintas modalidades en un mismo acto.

B. Saber lo que necesito

Es fundamental determinar el alcance de su acto y dónde le gustaría celebrarlo con el fin de elegir la sala apropiada en el mejor sitio posible.

Después necesita saber si la sala tiene megafonía, una mesa de mezclar para enrutar los canales, auriculares, micrófonos y cabinas de obra para los intépretes o sitio para instalar unas cabinas móviles. ¿Cuenta con pantalla para las presentaciones de power point?

Casi cualquier sala puede convertirse en un auténtico centro de congresos porque si no tiene alguno de los elementos mencionados, podemos enviar a los técnicos en audiovisual que le proporcionarán lo necesario para su acto.

C. Organizar el acto

Planifique su acto con antelación.

Con frecuencia, un mes no es suficiente tiempo. Si su proyecto es muy grande, muy técnico o de gran difusión, le sugerimos que lo programe con varios meses de antelación.

Llegados a este punto, en cuanto a la interpretación contacte con un profesional quien:

• Ratifica el tipo de interpretación
• Organiza la parte audiovisual si la necesita
• Prepara un presupuesto de acuerdo con su acto.

D. Destinar un presupuesto a la interpretación

Todo el que planea un evento le atribuye una gran importancia porque supone coordinar voluntades, estatregias y un esfuerzo económico que pone en juego el prestigio del organizador y el de la empresa.

En estas circunstancias, no es rentable asignar una partida pequeña de este presupesto a la interpretación puesto que  a fin de cuentas, son los responsables de la comunicación entre hablantes de distintas lenguas. Deje que los profesionales colaboren con usted. Ellos le aconsejarán desde el punto de vista técnico y lingüístico.

Contratar a personal no cualificado o hacerlo con prisas desvirtúa sus esfuerzos. Obtendrá un resultado insuficiente o muy por debajo de sus expectativas.

E. Mantener el contacto con los profesionales

para …

• posibles cambios
• facilitar el programa y suficiente documentación a los intérpretes
• convocar a los intérpretes a una reunión antes del evento si fuera necesario.

F. ¿Qué puede hacer usted tras un acto internacional?

• Solicitar una transcripción o resumen de las conferencias o ponencias a las que no asistió.

• Solicitar traducciones o resúmenes de las ponencias de su acto para los actas o para distribuir a su audiencia, a los medios…